Вставка приложений к пояснительной записке для MS Word

Submitted by bogdan on Thu, 08/28/2014 - 22:52

Пояснительные записки к проектам я делаю в MS Word. Хорошо бы в OpenOffice Witer, но тому есть два препятствия. Во-первых, пояснительная записка труд коллективный, так что даже если я сделаю её в Writer'e, править и дополнять её будут в Word. Пока эти редакторы используют разные форматы файлов (я знаю, что Writer неплохо работает с Word doc, а MS Word с odf, но не идеально) лучше соблюдать единообразие. Во-вторых, в MS Word есть такие замечательные функции, как "сохранить версию", что очень полезно делать перед внесением важных изменений в документ, вполне возможно, что потом придётся откатываться на старую версию. Обычно этого же результата добиваются сохряняя файл под разными именами, но это не очень удобно, легче запутаться, приходится разрабатывать соглашения об именах этих файлов. Во-вторых в MS Word есть режим отслеживания исправлений, когда он включен, все исправления документа отмечаются цветом, на полях документа отображается информация, кем вносились изменения и в чём они заключались. Когда я отдаю на редактирование документ с включенным режимом, коллеги сперва пугаются, но когда я объясняю им что происходит - удивляются и дают обещание тоже освоить эту полезную функцию. Разумеется, никто этого не делает, но мне удобно видеть все изменения и решать, принять их, отклонить или в свою очередь откорректировать текст.

Вообщем, я считаю себя продвинутым пользователем Word. Не устраивало меня следующее. К пояснительной записке, как правило добавляются приложения. Правила оформления пиложений регламентируются подрезделом 4.3 "Оформление иллюстраций и приложений" ГОСТ 2.105-95* ЕСКД. Общие требования к текстовым документам. Согласно этих требований приложения обозначают заглавными, буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на
разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения. Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков. Более полный список требований можно найти в тексте ГОСТа.

Выполнение этих требований было проблемой для меня. Я даже выполнял приложения в отдельном документе, нумерация которого начиналась с последней страницы основного документа, а в оглавление вносил их вручную, что было источником неужных трудностей и ошибок. Наконец, я разработал простой метод оформления приложений, который и излагаю.

Я предполагаю, что документ изначально составляется правильно. Исползуются заголовки различных уровней, стили с автоматической нумерацией разделов и подразделов согласно требований ГОСТ. Оглавление составляется автоматически.

Для приложений создаётся новый стиль заголовка, на основе основного заголовочного стиля "Заголовок 1". Единственное изменение касается автонумерации заголовков. Выбираем в главной панели инструментов MS Word меню нумерации, выбираем стиль нумерации, в котором первый уровень нумерации имеет стиль "Заголовок 1", второй - "Заголовок 2" и т.д. Теперь разделы и подразделы записки приобретут правильную сквозную нумерацию. Любые попытки проставлять нумерацию разделов вручную должны пресекаться, т.к. в ходе редактирования документа подразделы постоянно меняются местами, добавляются, убираются и каждый раз после этого приходится менять нумерацию вручную.

Заголовки приложений тоже нужно выделять стилями, ведь нужно, чтобы они попали в оглавление. Но для них сделаем отдельный стиль "Заголовок приложения", его следует создать, основываясь на стиле "Заголовок 1", в свойствах стиля нужно выбрать пункт "Нумерация..." и убрать нумерацию заголовка, выбрав опцию "нет" в свойствах нумерации. Теперь отмечаем заголовки стилем "Заголовок приложения" и они не будут иметь сквозной нумерации разделов и, в то же время, будут попадать в автоматически собираемое оглавление.

Можно пойти дальше и добавить в стиль "Заголовок приложения" автоматическую нумерацию буквами, но Word "не умеет" пропускать буквы "Ё", "З", "Й" и т.п., так что это будет не по ЕСКД.

А под конец - я очень надеюсь, что про эти требования по оформлению разделов вскоре забудут как страшный сон. Очевидно, что требования по оформлению проектной документации должен задавать заказчик, а не бывшие общесоюзные нормативы. О том, как они появились, и какое сопротивление встретили при их обязательном введении в работу хорошо написано в книге "Советское строительное проектирование". Сегодня нормоконтроля в его советском виде не осталось почти нигде, но эксперты главгосэкспертизы продолжают давать замечания по оформлению, что совсем не их функция.

  • bogdan
  • admin